Jaarverslag 2018

6: Financiën en organisatie

In de begroting 2018 schreven we over dit speerpunt:

Financiën
Onze gezonde financiële positie zetten we in 2018 en daarna in voor het behalen van maatschappelijk rendement voor Drenthe. Dit doen wij door de realisatie van de plannen die wij op basis van het collegeakkoord en de extra impuls in de Voorjaarsnota 2017 hebben neergezet. De komende jaren worden die plannen concreet gerealiseerd met inzet van de daarvoor beschikbaar gestelde middelen. Daarbij zorgen wij ervoor dat er enige financiële ruimte is om te anticiperen op ontwikkelingen naar aanleiding van een nieuw regeerakkoord.

Organisatie
Voor het realiseren van onze ambities moeten we kunnen bogen op een dienstbare en ondernemende organisatie. Wij investeren in verdere professionalisering van onze dienstverlening, ook naar organisaties waarmee we samenwerkingsafspraken hebben. In dat verband maakt onze organisatie een ontwikkeling door naar een opgavegestuurde en resultaatgerichte adaptieve netwerkorganisatie.
Onze opgaven bepalen ook de beschikbaarheid van mensen en middelen om de opgaven te realiseren. Wij werken toe naar een kleinere organisatie. In 2016 is een oplopende extra bezuiniging op loonkosten structureel ingeboekt. Dit betekent dat ook in 2018 de beschikbare loonsom weer lager ligt dan in 2017. Zoals in de Voorjaarsnota 2017 ook is aangekondigd zijn wij bereid om, indien nodig, tijdelijk extra menskracht in te zetten om onze ambities te realiseren. Mede op basis van de onlangs afgesloten cao voor de periode tot eind 2018 en de visie van het College is afgesproken dat we meer vaste contracten willen aanbieden en minder medewerkers willen inhuren.

De nieuwe provincie cao 2017 – 2018 biedt ook kansen voor realisatie van onze organisatiedoelen op personeelsvlak. De cao richt zich in sterke mate op de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers in de breedste zin van het woord. We zorgen in 2018 voor een betere balans in de leeftijdsopbouw van onze organisatie door de inzet van 12 Drentalenten via ons traineeprogramma en de uitvoering van het generatiepact waardoor naar verwachting op termijn een substantieel aantal jonge mensen kan instromen. Strategische personeelsplanning moet ons de komende jaren helpen om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen.

ICT
ICT was een belangrijk aandachtspunt in de Miljoenennota en Troonrede.
Op het vlak van ICT richten wij ons de komende tijd op drie prioritaire ontwikkelingen:
- De wettelijk verplichte invoering van de Omgevingswet en het Digitaal Stelsel Omgevingswet;
- Een inhaalslag op het vlak van ons digitale applicatielandschap en onze bedrijfsprocessen;
- Het up-to-date houden van onze informatiebeveiliging, ook in verband met wet- en regelgeving die van onze organisatie aantoonbare bewustwording vragen, zoals de Meldplicht Datalekken en de Europese Privacy Verordening
In de Voorjaarsnota 2017 is hiervoor een investering opgenomen. Daarbij merken we op dat informatiebeveiliging vaak een technische zaak lijkt, maar dat in de praktijk 70% van alle informatie-incidenten ontstaat door menselijk handelen. Om die reden zetten wij ook in op meer iBewustwording bij onze eigen medewerkers.

6: Financiën en organisatie

Financiën
Voorheen was in de meerjarenramingen opgenomen dat een nieuw college min of meer met een schone lei kon beginnen, door veel begrotingsposten aan het eind van een bestuursperiode op nul te zetten. Op een aantal onderdelen is dat echter geen realistisch en eerlijk beeld. Wij hebben in de Voorjaarsnota 2018 een analyse uitgevoerd naar die onderdelen waarvoor het noodzakelijk en/of wenselijk is voort te gaan op de ingeslagen weg. Dat betekent dat we een aantal ramingen meerjarig te laten doorlopen. Waarbij het uitgangspunt bleef om zoveel mogelijk vrije (investerings)ruimte voor het volgende college te houden.
In de begroting hebben wij met ingang van 2018 door middel van een stelpost vooralsnog middelen beschikbaar gehouden  in het kader van het Interbestuurlijk Programma (IBP). Voor zover deze middelen naast bestaande budgetten noodzakelijk zijn voor Drentse inzet, kunnen deze worden ingezet op basis van concrete plannen. De middelen zijn in essentie overigens vrij besteedbaar.

Personeel
In 2018 is een aantal flexibele contracten omgezet naar aanstellingen bij de provincie, zoals ook in de cao is afgesproken. De nieuwe cao is ingevoerd waarbij zowel het Persoonlijk Ontwikkel Budget en de Terugblik- en Toekomstgesprekken een belangrijk instrument zijn om persoonlijke ontwikkeling te stimuleren.
Het Generatiepact is geïmplementeerd en het Traineeprogramma is verder volgens plan uitgevoerd. Een groot deel van de trainees is inmiddels op vacatures ingestroomd.


Strategisch opleidingsprogramma.

In de loop van 2018 bleek dat het steeds moeilijker wordt de ambities van de provincie te realiseren door krapper wordende personeelsbudgetten. Besloten is een capaciteitsonderzoek uit te voeren dat duidelijkheid moet verschaffen over de benodigde personele capaciteit in relatie tot de opgaven van de provincie. In verband met dit capaciteitsonderzoek is de strategische personeelsplanning doorgeschoven naar 2019.

ICT
Het wachtwoordenbeleid is in het kader van informatieveiligheid geactualiseerd en door de directie vastgesteld. Dit wordt uitgewerkt en vastgelegd in procedures en procesafspraken. Om het bewustzijn te verhogen en medewerkers attent te houden zijn meerdere workshops georganiseerd en zijn er leermomenten gecreëerd middels onder meer een geënsceneerde Phisingmail. Technologisch er ook dit jaar weer een opdracht verstrekt om onze beveiliging te testen op weerbaarheid tegen digitale bedreigingen (hack test).
Er is een digitale samenwerkingsomgeving ontwikkeld; "de Brink". Voor de ondersteuning van projecten wordt deze inmiddels fasegewijs ingevoerd, er is gestart met de ontwikkeling de ondersteuning van programma's.Er is een ontwerp gemaakt en richting gekozen voor een moderne, flexibele werkplek 2020.

Successen

- Oplevering teamplannen nieuwe stijl voor 2019.
- Standaard projectomgeving voor opgave gericht samenwerken opgeleverd.
- Managementletter 2018 waaruit blijkt dat we de financiële processen steeds beter beheersen.
- Goedkeurende verklaring van het Min. BiZa voor de begroting 2019 (repressief toezicht).
- Risicomanagement in 2018 verder vormgegeven.

Knelpunten

ga terug