Jaarverslag 2018

I.2.5 Bedrijfsvoering

Missie

Dienstbaar aan Drenthe
Onze missie is de ambities van het Drentse bestuur waar te maken, gefocust op de bestuurlijke speerpunten én zo doelmatig mogelijk. Met een moderne bedrijfsvoering en een excellente dienstverlening. De provincie is daarbij een solide partner die de zaken beheersmatig op orde heeft maar vooral ook ondernemend, snel en flexibel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen en veranderende behoeften van bestuur, partners en inwoners.

Inleiding

Met ingang van de Begroting 2017 geeft de paragraaf bedrijfsvoering informatie over het organisatiebeleid in algemene zin. Voor de langere termijn is het organisatiebeleid vastgelegd in de Directiebrief 2016, die als toelichting was bijgevoegd bij de Voorjaarsnota 2016.

Leidende principes, wat willen we bereiken

Meer sámen, nog sterker. Dit is het motto dat zowel het college als het management hanteren als leidend principe in de samenwerking tussen het bestuur, de organisatie en met partners. Gedeputeerde Staten sturen in een collegiale setting. Dat doet het management ook. Vanuit de overtuiging dat samen beslissen, beter beslissen is. Daarbij hoort ook de interactie met de Staten.
De leidende principes, vastgelegd in het document Meer sámen nog sterker, gaan over samenwerken, vakmanschap, werken vanuit opdrachten en een heldere rolopvatting. Ze helpen om in samenwerkingsverbanden een ondernemende, zakelijke en vertrouwenwekkende werkwijze te hanteren. Een organisatie die snel kan schakelen: een netwerkorganisatie die in hoge mate adaptief is en vitaal genoeg om snel de handschoen op te pakken als nieuwe opgaven, nieuwe ambities zich voordoen. Dat vraagt veel van de houding en het gedrag van medewerkers. Daarop is ook in 2018 geïnvesteerd en gestuurd.

Kernwaarden

Kernwaarden helpen medewerkers om invulling te geven aan hun rol in de adaptieve netwerkorganisatie, de organisatie die we willen zijn. Ze zijn de toetssteen voor ons personeelsbeleid als het gaat om competentie- en talentontwikkeling, mobiliteit en werving en selectie. Die kernwaarden zijn kort samengevat:

Dienstbaar aan Drenthe
Beloftes waarmaken, betrouwbaar en helder zijn. Dat zijn de sleutelwoorden. Helder zijn: wat doen we wel, wat doen we niet. Dienstbaar is niet hetzelfde als gedienstig. Sterker nog: kritische advisering is voorwaarde om goed ambtenaar te zijn en cruciaal voor onze kwaliteitsontwikkeling.

Samenwerken: van buiten naar binnen, en weer naar buiten
Werken in en met onze omgeving, ook buiten Drenthe. Partners zoeken en duidelijk zijn over de mogelijkheden en doelen van de provincie Drenthe. En ‘buiten’ onze netwerken benutten en uitbouwen.

Kwaliteit voorop
Medewerkers zijn professioneel, loyaal en betrouwbaar en werken altijd vanuit (en binnen de grenzen van) een opdracht. En er is ruimte om kennis en kunde te ontwikkelen, medewerkers dragen daarvoor zelf de verantwoordelijkheid. Leren moet en we accepteren dat daarbij fouten kunnen worden gemaakt. Die herstellen we.

Gericht op resultaat
We zijn in staat ambities snel om te zetten in plannen en plannen in concrete resultaten. Benutten instrumenten als projectmatig en programmatische werken. Medewerkers nemen over de opdrachten die ze uitvoeren de professionele verantwoordelijkheid.

Integraal denken en werken
Kennis en kunde zijn op verschillende plaatsen inzetbaar. Medewerkers staan voor de hele provincie en benaderen opgaven vanuit een groter geheel dan het eigen vakgebied. Zijn we er samen uit, dan gaan we aan de slag. Doen!

Wat hebben we daarvoor gedaan?
Voor de bedrijfsvoering zijn in Speerpunt 6 diverse doelstellingen gedefinieerd. De realisatie van die doelstellingen hebben we via vier lijnen aangepakt:

  • Sturen op opgaven
  • Informatiemanagement
  • Sturingsinformatie
  • Investeren in medewerkers

Sturen op opgaven
Zoals bekend stellen we (beleids)opgaven centraal in ons werk, zowel inhoudelijk als procesmatig. Het werken in programma’s, projecten en processen, versterkt en ondersteunt dit. In 2018 hebben we verder gewerkt aan het programma Opgavegerichte Organisatie. Dat programma is in 2017 gestart om het opgavegerichte werken verder te versterken. In 2018 hebben wij gewerkt aan het in beeld brengen van mogelijke opgaven voor het nieuwe te vormen college in 2019. Daarnaast hebben wij een belangrijke stap gezet in het verhelderen van de rollen, verantwoordelijkheden en spelregels in het politiek-bestuurlijke speelveld. De nieuwe afspraken hebben wij vastgelegd in het herziene Organisatiebesluit. Ook hebben we gewerkt aan het versterken van de teams staf en ondersteuning als hoogwaardige kennispartners.

Informatiemanagement
In het afgelopen jaar hebben we de eerste stappen gezet in de meer jaarlijkse ontwikkeling naar een samenhangend informatielandschap dat een goede ondersteuning biedt voor de provinciale opgaven. Er is een samenwerkingsomgeving voor projecten opgeleverd. Hiermee kan worden opgavegericht worden samen gewerkt en informatie gedeeld los van de organisatorische grenzen. Voor het ontsluiten en beter benutten van interne en externe databronnen is een intern kennisnetwerk; het Datahuis gevormd. In 2018 is het project relatiebeheer gestart met als doel om op dit gebied te komen tot een kernregistratie die organisatie breed gebruikt en beheerd wordt.

Sturingsinformatie
In 2018 is gebruik gemaakt van de provinciale doelenboom als ruggengraat voor de sturingsinformatie. In het lopende jaar zijn de betreffende doelstellingen steeds gemonitord en onderwerp van gesprek geweest, om bij te kunnen stellen waar dat nodig was.
Tevens zijn in 2018 concrete voorbereidingen getroffen voor een praktische en werkbare opzet van een opgavegerichte begroting, die in lijn is met de opgavegerichte manier van werken van de organisatie, maar tegelijkertijd ook in lijn is met de kaderstellende en controlerende rol van de staten. Het is de bedoeling bestuur en organisatie hier uitgebreid in mee te nemen. In de nieuwe bestuursperiode volgen nadere voorstellen.

Investeren in medewerkers
Kwaliteit zit niet alleen in de werkprocessen maar vooral ook in de kwaliteit van onze medewerkers.
Dit is een belangrijke pijler onder onze bedrijfsvoering. Een personeelsbestand dat vitaal genoeg is om nieuwe opgaven snel op te pakken en in staat is in wisselende samenstelling (ook met derden) resultaten te boeken.

Een gezonde generatiebalans is essentieel voor een evenwichtige personeelsopbouw en daartoe is het generatiepact geïmplementeerd en levert het traineeprogramma een bijdrage aan verjonging.
Het project Groen voor Grijs stimuleert gewenste uitstroom ten behoeve van nieuwe jonge instroom. Het aantal trajecten Groen voor Grijs was in 2018 minder dan verwacht. Door investeringen in opleidingen en een talentprogramma wordt interne mobiliteit gefaciliteerd en brede inzetbaarheid gestimuleerd. De implementatie van de nieuwe cao levert een bijdrage aan persoonlijk leiderschap en het nemen van verantwoordelijkheid van de eigen loopbaan met name door de Terugblik- en Toekomstgesprekken en de invoering van het Persoonlijk Ontwikkel Budget.

Wat de capaciteit betreft werd in 2018 duidelijk dat het steeds lastiger werd om nieuwe opdrachten te bemensen. Naar aanleiding daarvan wil de provincie een discussie voeren over de benodigde capaciteit. Voor het voeren van deze discussie is een “geobjectiveerd” beeld nodig van de benodigde capaciteit. Daarom is besloten om een onderzoek te starten naar de benodigde personele capaciteit van de provincie voor het realiseren van de opgaven.

Doelmatigheid en rechtmatigheidsonderzoeken
Er zijn in 2018 twee 217a PW-onderzoeken uitgevoerd. Het onderzoeksbureau I&O Research concludeerde dat de bekendheid van MKB-regelingen te wensen overliet. Inmiddels hebben wij de toegankelijkheid van de informatie verbeterd (als via de Website ikbendrentsondernemer.nl) en is bijvoorbeeld bij het Landbouwcongres voorlichting gegeven over de regelingen. Hiermee gaan wij door. Het tweede onderzoek betrof de toepassing van het toetsingskader (Kompas) voor de Investeringsagenda. Conclusie is dat dit kader nauwelijks is toegepast maar dat andere overwegingen tot keuzes leidden. Die overwegingen betreffen de prioriteiten uit het coalitieakkoord. PS hebben geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid een contra-expertise aan te vragen op de projecten. De onderzoekers adviseren een betere methodische beoordeling van projecten toe te passen bij ex anteonderzoek en monitoring. De Noordelijke Rekenkamer kwam in haar rapport naar werkgelegenheidseffecten tot eenzelfde aanbeveling. Die adviezen worden in samenwerking met de Onderzoekscommissie van de staten uitgewerkt.

In 2018 is ook, in samenwerking met de provincie Groningen, een evaluatie van Prolander uitgevoerd. De (positieve) resultaten daarvan zijn in rapportvorm aan de staten van Groningen en Drenthe aangeboden. Op basis van de aanbevelingen is een aantal knelpunten opgelost en wordt het organisatieontwikkelingsplan (OOP) van Prolander met kracht doorgezet.

Verder hebben wij een drietal interne onderzoeken uitgevoerd.  Een onderzoek ging over onze ondersteuning aan derde partijen. De beheersing daarvan is lastig door veel maatwerk. De aanbeveling is deze te standaardiseren in contractvorm, producten en tarifering. Dat is inmiddels uitgewerkt en wordt per 2019 ingevoerd.
Ook is onderzoek gedaan naar de verlof- en verzuimregistratie en de registratie van personele voorzieningen. Over het algemeen geldt dat deze niet actueel is en beperkt wordt gemonitord, wat mogelijk kan leiden tot oneigenlijk gebruik. Aanbeveling is om de processen en de (steekproefsgewijze) monitoring aan te scherpen. Dit wordt nu ingevoerd, ook via extra training van leidinggevenden.
In opdracht van de provincies Groningen, Fryslân en Drenthe is een intern onderzoek uitgevoerd naar het functioneren van het gezamenlijke werkplan Public Affairs. Er ligt met dit plan een inhoudelijk goede basis om de lobby vorm te geven. Verbetermogelijkheden zitten in het verder concretiseren van het jaarprogramma (en daarmee het afstemmen van verwachtingen), het in kaart brengen van het Brusselse netwerk en het verder stimuleren van het ‘Europa-bewustzijn’ in de drie provinciehuizen.   

ga terug