8.2 Een opgavegestuurde, kwalitatief hoogstaande en dienstbare organisatie

Beleidsopgave: 8.2 Een opgavegestuurde, kwalitatief hoogstaande en dienstbare organisatie

De totale afwijking betreft een voordeel van € 3.629.753,--.
De voornaamste afwijkingen betreffen:

8.2.01 Betrouwbaar en aantrekkelijk werkgeverschap

Arbeidsvoorwaarden
Er zijn dit jaar weinig bĳzonderheden geweest. Hierdoor is het budget voor € 75.527,-- niet besteed.

Doorlopende HRM
De reguliere kosten voor werving en selectie nemen af door frequenter gebruik van sociale media en Noorderlink in plaats van adverteren. De werving en selectie is meer in eigen beheer gedaan. Daarnaast zijn de vacatures in 2018 ook vaker intern ingevuld.
Ondanks het feit dat we naast de reguliere kosten voor werving en selectie ook de WNRA en de CAO hebben geïmplementeerd is € 116.669,-- niet besteed in 2018.

Organisatieontwikkeling
Op de post organisatieontwikkeling houden we dit jaar € 210.811,- over. Voorheen werden ook opleidingskosten uit het organisatieontwikkelingsbudget betaald.

Afwikkeling voorgaand boekjaar.
In 2018 heeft de afwikkeling plaatsgevonden van een aantal vastgelegde restant verplichtingen. De opschoning hiervan leverde een vrijval op van € 69.489,--

8.2.03 De juiste mensen op de juiste plaats op het juiste moment

Concernopleidingen
De post concern opleidingen wordt dit jaar € 123.610,-- overschreden. Dat laatste wordt onder andere veroorzaakt door de sterke afname van het centrale opleidingsbudget van € 352.100,-- naar € 118.400,-- als gevolg van de invoering van het persoonlijk ontwikkelbudget (POB). Daarnaast is het talentenprogramma dit jaar opgestart. Voorheen werden dit soort opleidingen ook wel uit het organisatieontwikkelingsbudget betaald.

Persoonlijk Ontwikkelbudget (POB)
Van het volledige budget (500.000 euro) is circa € 216.229,-- euro besteed voor het POB. Medewerkers en teammanagers hebben nog moeten wennen aan dit nieuwe type budget. Wat we zien is dat dit steeds vaker ingezet voor ontwikkelvragen. Alle aanvragen worden fiscaal getoetst. Het voordeel is € 283.771,-- en wordt gereserveerd.

8.2.04 Directe personele inzet
Een overzicht en toelichting op de loonkosten, inhuur (uitzendkrachten) en dekking van salarissen is
opgenomen in hoofdstuk 3 van de Uitvoeringsinformatie bij de jaarrekening. De loon- en inhuurkosten
worden in dezelfde verhouding als in de begroting gesplitst in loonkosten ondersteunend personeel
(zie 9.2.11) en Loonkosten direct personeel. Op de toegerekende lasten deed zich een overschrijding
voor van € 292.455,--. Die wordt gecompenseerd door extra baten ( € 463.232,--).

8.2.05 Het zoveel mogelijk inzetten van duurzame facilitaire producten en diensten tegen acceptabele kosten

Vergaderservice/Evenementen en BHV/Beveiliging
Het lijkt er op dat er structureel minder geld nodig is voor 'bewaking en beveiliging', daar staat tegenover dat er een structureel tekort lijkt te zijn op het budget 'vergaderservice en evenementen'. Het budget voor BHV is niet volledig benut, dit komt mede doordat er in 2018 geen ontruimingsoefening met externe opvang heeft plaatsgevonden.Per saldo bedraagt het voordeel op deze doelstelling € 39.862,--.

8.2.06 Een financieel gezonde organisatie, die voldoet aan alle wettelijke eisen en gangbare opvattingen ten aanzien van financieel instrumentarium

Financiële adviezen
In het beschikbare budget van € 318.369,-- is een eenmalig bedrag van € 250.000,-- begrepen voor de doorontwikkeling van de Planning en Control. Die doorontwikkeling is een proces van meerdere jaren. De planning van de doorontwikkeling is daarom over een aantal jaren uitgesmeerd. Dat is ook de reden waarom we ruim € 77.651,-- overhouden op dit budget. We stellen voor om € 75.000,-- van het overschot over te hevelen naar 2019

Stelpost Interbestuurlijk Programma
In de begroting hebben wij met ingang van 2018 vooralsnog middelen door middel van een stelpost van € 2.228.624,-- beschikbaar gehouden in het kader van het Interbestuurlijk Programma (IBP). In 2018 zijn deze middelen niet meer ingezet en kunnen daarom vrijvallen.

8.2.08 Het gebruik van duurzame gebouwen en terreinen en daarbij benodigde voorzieningen tegen acceptabele kosten

Voorziening meerjarenonderhoud provinciehuis
In het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) van het provinciehuis die eind 2017 is opgesteld is een fout geconstateerd waarbij voor 2018 te hoge uitgaven voor het groot onderhoud van de gevelbekleding was geraamd. Dit hebben we gecorrigeerd door een lagere toevoeging van € 140.555,-- aan de voorziening te doen in 2018, omdat het saldo van de voorziening op het juiste niveau moet zijn.

Dagelijks onderhoud provinciehuis en Drents Museum
Het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) voor het provinciehuis en voor het Drents Museum hebben in 2018 een aanzienlijke update gehad. Hierdoor is er bij beide gebouwen op de post 'dagelijks onderhoud algemeen' € 311.614,-- minder uitgegeven dan begroot. Het MJOP wordt in 2019 geactualiseerd.

8.2.09 Informatiebeheer: het goed beheren en opslaan van documenten die behoren tot een dynamisch, semi-statisch of een statisch archief, ongeacht hun vorm

Documentverwerking (post)
Er is een duidelijke trend te zien in een terugloop van de uitgaande fysieke post, als gevolg hiervan dalen de kosten voor de verwerking van documenten (post). De onderbesteding bedroeg € 94.394,--.

8.2.10 Informatiemanagement: Een gedegen en veilige inrichting van de informatiehuishouding: digitale gegevens, applicaties, services en technische infrastructuur voor opslag en raadplegen van gegevens

Informatiemanagement
De overschrijding van ruim € 101.765,-- betreft voornamelijk de inhuur voor doorontwikkeling van generieke componenten inzake (de dienstverlening aan) Prolander.

8.2.11 Inzet ondersteunend personeel
Op deze doelstelling is in totaal een voordeel op te tekenen van € 410.814,--
De grootste posten die deel uitmaken van de dit bedrag zijn:

Lonen en inhuur
Een overzicht en toelichting op de loonkosten, inhuur (w.o. uitzendkrachten) en dekking van salarissen
is opgenomen in hoofdstuk 3 van de Uitvoeringsinformatie bij de jaarrekening. De loon- en
inhuurkosten worden in dezelfde verhouding als in de begroting gesplitst in loonkosten ondersteunend
personeel en Loonkosten direct personeel (zie 8.2.04). Op de toegerekende lasten deed zich een
overschrijding voor van € 1.174.298,--. Dit wordt gedekt door extra inkomsten.

Frictiekosten LSM
Aan het begin van de huidige bestuursperiode is een afspraak gemaakt over de organisatieontwikkeling, vergroening, complexe p-dossiers en dergelijke. Deze acties zijn in de loop van deze bestuursperiode ingevuld maar zijn nog niet volledig afgerond. Voor deze actie is o.a. dit incidentele frictiebudget beschikbaar gesteld. In 2018 bedroeg dit budget € 1.011.209,--. Hiervan is € 542.214,-- besteed. Voor 2019 is nog € 625.000 geraamd. Omdat de organisatieontwikkeling nog gaande is en daaruit ook nog frictiekosten volgen, wordt voorgesteld om het restantbudget van € 468.995,-- over te hevelen naar 2019.

Kosten bedrijfsvoering.
In 2016 zijn de bedrijfsvoeringsbudgetten, reis- en verblijfkosten, telefonie, kopieer- en drukwerk, bibliotheekkosten, restauratieve voorzieningen en overige bedrijfsvoering kosten samengevoegd tot het budget bedrijfsvoering kosten. In 2018 zijn om reden van efficiency een aantal budgetten gecentraliseerd. De systematiek van doorbelasting van kosten kantine, drukwerk, autohuur ed. van de facilitaire team(s) aan de gebruikende teams, is toen beëindigd. De resterende decentrale budgetten voor bedrijfsvoering zijn nu met € 95.245,-- overschreden. Uit een interne evaluatie blijkt dat er een grote druk op deze budgetten is, maar dat er ook discussie kan zijn welke kosten ten laste van het (resterende) budget voor bedrijfskosten kan worden gebracht. Wij zullen dit intern verder evalueren.

WW-uitkeringen en WGA.
Van dit budget is € 44.700,-- over. In 2018 waren er 2 WW en 3 WGA-uitkeringen lopend. Er zijn dit jaar geen nieuwe WW-uitkeringen toegekend. Er is één nieuwe WGA-uitkering toegekend per 1-1-2019. Omdat in de cao het principe ‘vast werk door vaste mensen’ is opgenomen, heeft dit tot gevolg dat de inhuur afneemt en meer medewerkers een aanstelling bij de provincie Drenthe krijgen. De provincie is eigen risicodrager voor de WW en WGA (instroom WIA na 2 ziektejaren). Het budget voor WW en WGA bedraagt momenteel € 200.000,-. WW en WGA lasten laten zich moeilijk voorspellen. De gemiddelde WW lasten voor een medewerker met fulltime aanstelling bedraagt ongeveer € 66.000,- per jaar. Doordat meer medewerkers een aanstelling bij de provincie krijgen, neemt het risico op WW en WGA uitkeringen toe. Wij kunnen ons voorstellen dat het budget in de toekomst moet worden verhoogd naar bv. € 300.000,- in 2020. Wij zullen dit verder monitoren.

Overige goederen en diensten.
Betreft een sluitpost uit hoofde van de regels voor begroten en verantwoorden (BBV). Het is de correctie (ad € 921.263,--) op de lasten wegens inhuur tlv. projecten op ondersteunende processen (PIOAFA). Zowel de realisatie inhuur tlv. projecten als de correctiepost waren niet begroot.