Saldo aanvang jaar (1)

Vrijgevallen bedragen (2)

Toevoegingen (3)

Aanwendingen (4)

Begroot saldo einde jaar (1-2+3-4)

Begrote lasten (5)

Werkelijke/beoogde lasten (6)

Begrote baten programma (7)

Werkelijke/beoogde baten (8)

Doelstelling (in te realiseren maatschappelijke doelstellingen)

Voor nu en in de toekomst op een planmatige wijze werken aan een verantwoorde staat van bouwkundig en technisch onderhoud van het provinciehuis (alsook de bestrating en omheining) en daartoe de financiële middelen beschikbaar hebben.

Instellingsbesluit

Nota Reserves en Voorzieningen 2005 d.d. 15 juni 2005

Portefeuillehouder

Cees Bijl

Teamleider

Hein Hardholt

Programma

8: Middelen

Toelichting

In 2012 is een meerjaren onderhoudsplan (MJOP) opgesteld voor het onderhouden van het provinciehuis. Dit was een plan dat een periode van 25 jaar behelsde (2012-2036). Naast de jaarlijkse controle op uitvoering en verschuiving, is er in 2017 een actualisatie gedaan om het onderhoudsplan actueel te houden. Daarbij zijn alle technische en bouwkundige installaties en de werkzaamheden hiervoor opnieuw kritisch bekeken. De scope van het plan is weer 25 jaar geworden (2018-2042), waarbij de termijn met bijbehorende groot onderhoudskosten nu dus langer doorloopt. Ook is bij de herijking gebleken dat een aantal werkzaamheden in het MJOP meer het karakter hebben van dagelijks onderhoud dan groot onderhoud. Het gaat hierbij veelal om contracten met derden, waarbij jaarlijkse inspecties en werkzaamheden worden uitgevoerd als preventieve maatregelen om het object in goede werkende en veilige staat te houden. Dit is aangepast in het onderhoudsplan en de begroting.
Omdat het nieuwe MJOP plan pas begin januari 2018 gereed was, is in de 1e bestuursrapportage van 2018 een begrotingswijziging doorgevoerd, waarbij de jaarlijkse dotatie van de voorziening is aangepast, zodat de voorziening langjarig op het juiste peil blijft. Een actueel onderhoudsplan moet voorkomen dat er achterstallig onderhoud bij het provinciehuis ontstaat of dat de voorziening te hoog wordt voor de daadwerkelijke onderhoudswerkzaamheden. Daarom heeft de commissie BBV in haar notitie materiële vaste activa van december 2017 ook de richtlijn bepaald dat om de 5 jaar onderhoudsplannen dienen te worden geactualiseerd. Deze richtlijn willen wij opvolgen.

Wat was in 2018 gepland?

Een storting van € 398.750,-- en daarnaast een onttrekking van € 591.981,--.
In de loop van 2018 werd geconstateerd dat in het plan een fout zat met betrekking tot het vervangen van de houten gevelbekleding. Het object stond op 100%, maar dit moet 12% zijn. Dit vanwege het samengestelde object
met drietraps uitvoering (drietal cycli). Dit is bij de jaarrekening hersteld, zodat de storting € 140.554,-- lager is geworden (aangepaste geplande besteding is daarom € 451.426,--)

Wat is in 2018 gerealiseerd?

Er is in totaal € 91.083,-- gerealiseerd in 2018.Er is  schilderwerk uitgevoerd voor € 32.000,--  en een gedeelte van de dakbedekking is vervangen voor € 17.000,--.Verder zijn de E-laadpalen vervangen en uitgebreid van 4 naar 8. Ook zijn de batterijen van de noodverlichtingskast en een garagedeur vervangen. Daarnaast zijn er werkzaamheden aan de toegangspoortjes verricht.

Wat zijn de oorzaken van eventuele afwijkingen?

Er is een verschil geweest van € 360.000,-- ten opzicht van de begroting.Dit verschil zit in: Installaties:De kosten voor de vervanging van de Frequentieregelaar van lift D (€ 7.900,--) kon worden uitgesteld.De vervanging van de accuset voedingskast centraal NV, gepland voor 2017,  is in 2018 uitgevoerd (€ 5.900,--). De vervanging en uitbreiding van de E-laadpalen was niet voorzien in 2018 (€ 16.500,--). Door de uitbreiding van 4 naar 8 laadpalen zullen in het meerjarig plan nog extra kosten van € 25.000,-- ontstaan.Voor de vervanging van de toegangscontrole zijn circa € 9.000,-- als kosten niet op de investering meegenomen maar in het planmatig onderhoud.Bouwkundig: Het merendeel van de geplande werkzaamheden hadden niet in 2018 gezet moeten worden en schuiven daarom door. Hierin zit de grootste oorzaak van het verschil met de begroting.

Wat is het (meerjarige) effect van eventuele afwijkingen

Alleen meerjarig effect van de uitbreiding laadpalen van € 25.000,-- voor planmatige vervanging later in het plan. Hierop zal het plan in de Bestuursrapportage 2019 worden aangepast. De overige afwijkingen betreffen verschuivingen. De voorziening is op peil.